Jotta ympäristöasioissa saavutetaan ja tunnistetaan merkittäviä tuloksia, ne täytyy nivoa osaksi normaalia, päivittäistä toimintaa mutta myös pitemmän aikavälin strategioita. Pienissä yrityksissä ei usein ole aikaa tai tarvettakaan varsinaiseen järjestelmätyöhön. Jo keskisuurissa yrityksissä laadunhallintaa ja ympäristöasioita johdetaan ja toteutetaan toimintajärjestelmän avulla.

Ympäristöasioiden hallintaan liittyy usein asiakirjoja, kuten ympäristöohjelma ja toimintasuunnitelma. Ne eivät ole itse tarkoitus, mutta asioiden kirjaaminen auttaa usein asian konkretisoinnissa ja sitoutumisessa. Mitä tavoittelemme? Mitä täytyy tehdä, että tavoitteet toteutuvat? Mistä tiedämme, mitä olemme saavuttaneet?

Ympäristöohjelmassa määritellään pitkän aikavälin tavoitteet

Hyvin alkuvaiheessa ympäristötyölle pitää saada virallinen hyväksyntä eli johdon sitoutuminen. Käytännössä se tarkoittaa koko organisaation ympäristötavoitteiden määrittelyä. Tavoitteet kirjataan ympäristöohjelmaksi.

Tavoitteet tulee sitoa merkittäviksi arvioituihin ympäristövaikutuksiin. Ne kannattaa määritellä talon omin sanoin, omalla kielellä ja mahdollisimman konkreettisesti: selkeitä, mitattavia ja realistisesti saavutettavia tavoitteita. Toimintasuunnitelmaan kannattaa valita rajallinen määrä asioita (2-4), joita on tarkoitus parantaa.

Toimintasuunnitelmaan kirjataan, mitä tehdään

Vuosittain laadittavassa toimintasuunnitelmassa pitkän aikavälin tavoitteet muutetaan tekemiseksi: mitä tehdään, mitä tekemisellä tavoitellaan, kuka tekee ja mihin mennessä. Lisäksi on syytä sopia, miten toteutumista seurataan.

Ympäristöasioille ei ole välttämätöntä laatia omaa toimintasuunnitelmaa. Ne voi hyvin liittää osaksi yleistä toimintasuunnitelmaa ja budjettia - tämä on jopa suositeltavaa.

Seuranta on osa kehittämistä

Toimintasuunnitelman toteutumista seurataan säännöllisesti. Näin varmistetaan tavoitteiden saavuttaminen ja kirjataan tarvittaessa uusia toimenpiteitä. Jo saavutetut tavoitteet siirtyvät ylläpidettäviksi eli sovitaan, miten saavutettu taso säilyy.

Myös ympäristöohjelmaa päivitetään vuosittain tai muutaman vuoden välein. Jotta ympäristöasioiden jatkuva parantaminen toteutuu, asetetaan uusia tavoitteita ja määritellään niille toimenpiteet, aikataulut, vastuut ja seurantamenettelyt.

Viestintäsuunnitelma tukee työtä

Toimintasuunnitelman lisäksi tai osana sitä voi olla erillinen viestintäsuunnitelma. Siinä määritellään toimenpiteet, aikataulut ja vastuuhenkilöt, joilla varmistetaan tiedonkulku ja oppiminen.

Kun ympäristöohjelmaa toteutetaan, tavoitteena on että koko henkilöstö tietää oman organisaation ympäristötyöstä tietää, mitä ympäristötyö tarkoittaa omassa työssä osallistuu: löytää kanavan ideoille ja palautteelle tietää entistä enemmän ympäristön tilasta ja siinä tapahtuvasta kehityksestä.

Osallistuminen ja tiedon lisääminen toteutuu parhaiten erilaisten tempausten, tietoiskujen, kampanjoiden, teemaviikkojen ja -päivien avulla. Kilpailut ja visailut hyvillä teemaan sopivilla palkinnoilla toimivat aina.

Pitäkää ympäristöasiaa esillä säännöllisesti. Isoa ja pientä, virallista tai epävirallista, huumoria unohtamatta. Käyttäkää yhteistyökumppaneita, tavarantoimittajia ja alan asiantuntijoita apuna.